Unnötigen Datenmüll vermeiden
Die Tage werden länger und die Infektionszahlen sinken rapide. In diesem Zusammenhang sind auch weitestgehend alle Infektionsschutzmaßnahmen der letzten Jahre gefallen. Dazu gehört auch die Dokumentationspflicht der 3G-Regelung (geimpft, genesen, getestet) am Arbeitsplatz. Viele Unternehmen sind jedoch unsicher, wie es nach dem Wegfall der Regelung weitergehen soll. Was passiert mit den G-Nachweisen, sollen diese noch aufbewahrt werden? Kann trotz Wegfall der 3G-Pflicht, die Maßnahme zum Schutz der Belegschaft aufrechterhalten werden? Auf welcher Rechtsgrundlage kann die 3G-Regelung weiterhin im Unternehmen umgesetzt werden?
1. Umgang mit den G-Nachweisen
Seit dem 19.3.2022 ist der § 28b Infektionsschutzgesetz außer Kraft gesetzt. Dieser stellte die rechtliche Grundlage für die Durchführung der 3G-Regelung am Arbeitsplatz dar. Auf Grundlage dieser Norm waren Arbeitgeber berechtigt und verpflichtet, von ihren Arbeitnehmern das personenbezogene Datum zu erheben, ob dieser gerade geimpft, genesen, oder getestet ist. Nur wer diesen Nachweis erbrachte, erhielt Zugang zur Arbeitsstätte. Aus datenschutzrechtlicher Sicht erfolgte die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, also zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht, schließlich hatte der Gesetzgeber vorgeschrieben, dass der jeweilige Status des Mitarbeiters zu dokumentieren ist.
Nach Wegfall des § 28b Infektionsschutzgesetz besteht auch keine rechtliche Pflicht für den Arbeitgeber den Gesundheitsstatus des Arbeitnehmers zu dokumentieren. Gleichsam gibt es auch keine Rechtsgrundlage dafür, diese Dokumente weiterhin aufzubewahren. Als Konsequenz kann daraus nur folgen, dass die entsprechenden Nachweise zu löschen sind. Eine darüber hinausgehende Aufbewahrung ohne entsprechende Rechtsgrundlage stellt einen Datenschutzverstoß dar. Ein solcher Datenschutzverstoß kann nach Art. 82 DSGVO Schadensersatzforderungen nach sich ziehen, oder zu Bußgeldern der Aufsichtsbehörden nach Art. 83 DSGVO führen.
Somit ist der dringende Rat an alle Unternehmen, die Unterlagen zur Dokumentation der 3G-Regelung umgehend zu löschen. Die Löschung sollte auch alle Kopien umfassen.
2. 3G-Regelung ohne gesetzliche Grundlage
Viele Unternehmen fragen sich jedoch, ob sie auch weiterhin die 3G-Regelung in ihrem Unternehmen durchführen können, um die Belegschaft vor einer etwaigen Ansteckung mit dem Corona Virus zu schützen. Eine Datenverarbeitung im Rahmen der 3G-Regelung ist wie oben dargestellt sowohl für Besucher als auch Mitarbeiter grundsätzlich nicht mehr möglich. Es gibt hier jedoch eine Ausnahme, und zwar wenn der Mitarbeiter oder Besucher der Datenverarbeitung ausdrücklich und informiert zugestimmt hat.
Bei Besuchern des Unternehmens kann eine solche Einwilligung, vor der Abfrage des jeweiligen Nachweises, eingeholt werden. Hierbei ist jedoch zu berücksichtigen, dass es sich bei solchen Gesundheitsdaten um besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO handelt. Die Verarbeitung solcher Daten kann nur auf Grundlage einer besonderen Einwilligung des Betroffenen erfolgen. Die Einwilligung setzt voraus, dass der Zweck der Datenverarbeitung ausdrücklich festgelegt wird. Daten dürfen dann auch nur für diesen festgelegten Zweck verarbeitet werden.
3. Besonderheit bei Arbeitnehmern
Grundsätzlich kann die 3G-Regelung auch für Arbeitnehmer auf Grundlage einer solchen besonderen Einwilligung erfolgen. Eine Datenverarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung des Arbeitnehmers stellt jedoch im Arbeitsverhältnis regelmäßig ein Problem dar. So setzt eine Einwilligung voraus, dass der Betroffene freiwillig in die Verarbeitung einwilligt. Genau an dieser Freiwilligkeit kann jedoch gezweifelt werden, wenn ein Arbeitnehmer im Rahmen des Arbeitsverhältnisses von seinem Arbeitgeber zur Einwilligung aufgefordert wird. Aufgrund des Über- Unter Verhältnisses zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern, kann für den Arbeitnehmer schnell eine Drucksituation entstehen, die dazu führt, dass er sich verpflichtet fühlt die Einwilligung abzugeben. In solchen Fällen handelt es sich gerade nicht um eine freiwillige Einwilligung und somit auch nicht um eine wirksame Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.
Das Problem mit der Freiwilligkeit kann jedoch umgangen werden, soweit der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine echte Alternative zur Abgabe der Einwilligung anbietet. Eine solche Alternative kann z.B. sein, dass dem Arbeitnehmer angeboten wird im Home-Office zu arbeiten. Die Alternative kann auch anders ausgestaltet werden, muss jedoch für den Arbeitnehmer auch tatsächlich umsetzbar sein ohne entsprechende Sanktionen befürchten zu müssen.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob Ihr Arbeitgeber weiterhin Dokumente im Rahmen der 3G Regelung über Sie gespeichert hat, können sie dies im Rahmen einer Auskunft nach Art. 15 DSGVO in Erfahrung bringen.
4. Zusammenfassung
Nachweise über die 3G-Regelung sind umgehend zu löschen. Es gibt keine rechtliche Grundlage Kopien oder dergleichen aufzubewahren. Unternehmen, die trotzdem zum Schutz ihrer Belegschaft an der 3G-Regelung festhalten wollen, können dies unter den engen Voraussetzungen einer besonderen Einwilligung dennoch tun.
Haben Sie noch weitere Fragen zum Thema 3G-Regelung am Arbeitsplatz? Gerne berate ich Sie sowohl bei der Umsetzung einer freiwilligen 3G-Regelung am Arbeitsplatz, aber auch bei der Durchsetzung ihrer Rechte, wenn ihr Arbeitgeber nicht bereit ist die Dokumente über ihren 3G Nachweis zu löschen.
